God krisehåndtering handler om gode forberedelser, struktur og system. Et norskutviklet beredskapsverktøy har i snart 15 år hjulpet flere hundre virksomheter med å bedre sin beredskapshåndtering med enkle grep.
F24 Nordics lanserte sitt beredskapsverktøy CIM i 2006, og fikk raskt Utenriksdepartementet som første kunde. Under tsunamien i Indiahavet i 2004 hadde de fått erfare behovet for et bedre, helhetlig krisestøtteverktøy der de hadde kontroll på informasjonsflyt og plan for hendelseshåndtering.
– Flodbølgene som ble
forårsaket av et kraftig jordskjelv utenfor kysten av Indonesia,
forandret ikke bare verdens syn på naturkatastrofer for alltid, men
gjorde også mange virksomheter bevisste på behovet for planer og verktøy
for å håndtere uønskede hendelser, forteller Marius Røstad, teknisk
direktør i F24 Nordics.
– Blant utfordringene i en krisesituasjon, er å holde oversikt og kontroll over informasjonen. Hvilken informasjon har vi? Hvilken informasjon er bekreftet, og hva kan vi gå ut med til egen organisasjon, til pårørende, til kunder, samarbeidspartnere og til media? Utenriksdepartementet opplevde mye av det samme, og så at vi hadde en løsning som svarte på denne utfordringen, legger han til.
Informasjonsflyt
God krisehåndtering handler i stor grad om å sikre god informasjon internt i organisasjonen, på alle nivåer, fra operativt til ledelse, taktisk og strategisk og i samhandling andre aktører. Derfor har dette ifølge Røstad hele tiden vært sentralt i utviklingen av CIM som et beredskapsverktøy.
– Vårt fokus har siden oppstarten vært å hjelpe organisasjoner til å bli i stand til å være proaktive: Å kunne redusere sannsynligheten for å få uønskede hendelser, og til å raskt kunne respondere på de hendelsene som likevel kan skje.
Den samme tilnærmingen har blant annet olje- og gassindustrien, som arbeider med å bestandig ligge ett steg foran en eventuell hendelse.
– I stedet for å bli styrt av omgivelsene, skal man sette seg i førersetet, og selv styre omgivelsene. Vår felles forståelse for denne tilnærmingen, er nok en av grunnene til at vi så raskt fikk innpass som leverandør av løsninger til denne bransjen, sier han.
Mer enn varsling
For å klare å være proaktiv, må imidlertid beredskapsverktøyet være mer enn en varslingsløsning, forklarer prosjektleder Jan Terje Sæterbø i F24 Nordics:
– Mange virksomheter sier de har beredskapsplaner, mens det de har bare er en varslingsplan. Men varsling er bare ett steg i hendelseshåndteringen. For hva skjer når organisasjonen er varslet? Hvordan håndterer du hendelsen? spør Sæterbø.
– Beredskapsplanen må dekke alle faser av en hendelse, fra risikovurdering til varsling, hendelseshåndtering, normalisering og evaluering. Derfor må et godt beredskapsverktøy også være mer enn en varslingsløsning, selv om det selvsagt er et viktig element i det hele, sier han.
– Skal du unngå hendelsen allerede før den oppstår, må du ha en helhetlig beredskapsplan som omfatter risikovurdering, reduksjon av risikofaktorer, plan for håndtering av uønskede hendelser, varslingsplan og systemer, og plan for informasjonsflyt og kontroll. I tillegg også evaluering i ettertid. Det er ikke sikkert at din organisasjon er klar for, eller ønsker å ha alt dette i et elektronisk beredskapsverktøy. Men alle disse elementene bør kunne dekkes av verktøyet hvis man ønsker det, sier han.
Anerkjent metodikk
F24 Nordics har bygget CIM basert på anerkjent metodikk, innspill fra fagmiljøer og en rekke virksomheters erfaringer fra håndtering av uønskede hendelser. I nesten 15 år har løsningen vært brukt i håndtering av flere store og små hendelser. Erfaringer fra disse hendelsene har gitt tilbakemeldinger som er tatt med i den kontinuerlige videreutviklingen av verktøyet.
– Siden starten i 2006 har Utenriksdepartementet ikke bare vært med som en viktig kunde, men også som en viktig bidragsyter til utviklingen av CIM, forteller Sæterbø.
– I samarbeid med dem, og andre kunder som VY, Helsedirektoratet, og Meteorologisk institutt har vi utviklet løsningen basert på tilbakemeldinger og ikke minst erfaringer fra reelle hendelser. Fleksibiliteten i CIM gjør også at verktøyet enkelt kan skreddersys ulike virksomheters behov, samtidig som det er svært enkelt å bruke, sier han.
Markedsledende
I dag benyttes systemet i en rekke bransjer og sektorer, og er markedsledende med over 700 kunder i mer enn 100 land.
— CIM har blitt tatt godt imot av markedet fordi vi har vist at vi forstår hva beredskap og krisehåndtering handler om. Samtidig er vi bevisste på at det er kundens behov som styrer hvordan beredskapsverktøyet skal være. Kunder som VY har eksempelvis kommet med sin faglige ekspertise tilknyttet krisehåndtering, og vi har sammen med dem videreutviklet softwaren til å ikke bare være et krisehåndteringssystem, men et helthetlig styringssystem for sikkerhet og beredskap, sier Sæterbø.
Av Andreas Aguilera Myrvold